Karnik Doukmetzian • Joseph K. C. Doukmetzian

Gobierno efectivo:Deberes legales y fiduciarios de las juntas

La mayoría de las personas que son elegidas para servir en la junta de una institución educativa consideran un privilegio contribuir con su tiempo y pericia con su alma mater o su iglesia. Un puesto en la junta institucional no solo permite que los individuos tengan la oportunidad de devolver algo de lo que recibieron, sino que también les permite a algunos estar al tanto o apoyar a sus hijos o su iglesia. Hay otros que, debido a experiencias desagradables previas en otras juntas de gestión deficiente, desafortunadamente consideran que ese servicio es una imposición sobre su tiempo y recursos.

El ser miembro de una junta implica tener responsabilidades legales, éticas y fiduciarias. La función primordial de la junta institucional y sus miembros es representar y actuar como un vínculo entre todos los representantes que la eligieron y la administración institucional, además de ejercer sus deberes legales y fiduciarios de gobierno para llevar adelante los intereses de todos los entes involucrados en la operación de la institución educativa. Una junta institucional efectiva es la que entiende su propósito como cuerpo de gobierno y su función como socio en el éxito de la institución.

Los expertos en gestión advierten que ciertos problemas inherentes hacen más difícil que las juntas funcionen y lleven a cabo sus responsabilidades de manera efectiva. Peter Drucker, el gurú en temas de gobierno institucional, declaró hace más de cuarenta años que “hay una cosa que todas las juntas tienen en común, a pesar de su posición legal, y es que no funcionan”.1 La evaluación de Drucker podría parecer implacable y negativa y, de hecho, hay veces cuando las juntas no funcionan bien. Este artículo, sin embargo, intenta ayudar a que su junta funcione de manera más efectiva.

¿Cómo debería funcionar una junta para cumplir de manera efectiva sus obligaciones legales y fiduciarias? Este artículo examina esas obligaciones y sugieren las mejores prácticas que facultan a las juntas para funcionar con mayor efectividad, además permitir que de manera individual los miembros de las juntas cumplan con sus obligaciones legales y fiduciarias.

Gobierno y gestión 

Los miembros de la junta tienen que recordar en todo momento que representan los intereses de los entes involucrados, ya se refiera a la iglesia o iglesias patrocinantes, la Asociación, la Unión o la División, antes que representar tan solo sus propios intereses individuales. Un gobierno efectivo comienza con las acciones de la junta institucional. El papel de la junta es garantizar que la institución educativa opere de manera tal que pueda cumplir su misión.

La junta no debería involucrarse en la gestión diaria de la institución. Esa es función de la administración. La junta tiene por función monitorizar, guiar y permitir la buena gestión, así como establecer las estrategias y la dirección de la institución para guiar a la administración y representar los intereses de los patrocinadores. Las juntas institucionales efectivas cumplen esto al dar forma a la misión y la dirección estratégica de la institución, al garantizar que se han destinado recursos financieros adecuados para operar la institución de manera efectiva, y al comprometerse a mantener la identidad particular adventista de la institución.

La función de las juntas educativas

Una vez designados, muchos miembros de junta de instituciones educativas procuran manejar la institución como si fuera su propia empresa o compañía, sin darse cuenta que fueron elegidos por los entes involucrados para representar sus intereses. Éstos solo son representantes de los “dueños”.

Por ejemplo, los Reglamentos eclesiástico-administrativos de la División Norteamericana ofrecen orientación sobre la función de instituciones primaria y secundaria. Expresa: “En cada institución educativa se organizará una junta escolar elegida por los entes involucrados en la institución. (Para más detalles sobre el procedimiento, véase el código de educación de la unión local). La junta de la institución educativa es responsable de la función de la institución dentro de pautas y reglamentos adoptados por la junta de educación de la asociación y los entes involucrados con la institución según se detalla en su constitución. El empleo, asignación, transferencia, jubilación, expulsión o despido del personal de la institución es función de la junta de educación de la asociación”.2 Los Reglamentos eclesiástico-administrativos pasan entonces a enumerar las funciones que se espera que cumplan esas juntas institucionales (véase la Tabla 1).3

En todos los niveles, pero específicamente a nivel de educación superior, las juntas institucionales también deberían supervisar asuntos fundamentales para el bienestar de la organización, lo que incluye la viabilidad del modelo de negocios de la institución, la integridad de los sistemas y controles internos, y la exactitud de los balances financieros. La junta de la institución también debería ayudar a evaluar y gestionar el riesgo (identificar y controlar situaciones que podrían presentar un problema para la institución), así como también supervisar y proteger los recursos de la organización.

Las funciones de la junta institucional tienen que ser llevadas a cabo en el contexto de gobierno antes que de gestión. La función de toda junta es la de gobernar, no de administrar los asuntos de la organización. Es brindar una dirección y supervisión estratégicas. El gobierno incluye el establecimiento de reglamentos y la monitorización continua de su implementación. Gobierno significa requerir una rendición de cuentas de los administradores de la institución, estableciendo objetivos, evaluando periódicamente su propio desempeño como junta, y coartando las demostraciones de poder individual que pudieran surgir, ya sea de los administradores de la institución, los miembros de la junta, los directivos de la iglesia o demás entes involucrados. Un buen gobierno requiere altos niveles de rendición de cuentas, combinados con el deber de mejorar el éxito y la viabilidad de la organización. Gobierno implica brindar dirección y un marco operacional de la institución, y garantizar que esas funciones puedan cumplirse de manera efectiva. En resumen, la administración diaria y operacionales no son responsabilidad de las juntas, mientras que el gobierno sí lo es (véase la Tabla 2).

Deberes de los miembros de junta

En cada tipo de organización, los miembros de junta se imponen sobre sí mismos numerosos deberes y obligaciones fiduciarios. Las cortes han delineado muchos de esos deberes, como por ejemplo el deber del conocimiento, el deber de la diligencia, y el deber de la habilidad y la prudencia. El deber del conocimiento requiere que los miembros de la junta se familiaricen con los pilares corporativos de la organización, como por ejemplo el acta constitutiva, derechos, estatutos, la comprensión de garantizar el logro de la misión, visión y valores de la organización. El deber de diligencia requiere una participación de la junta y necesita que los miembros estén preparados para las sesiones mediante el repaso de la agenda, la asistencia periódica a las sesiones de la junta, la preparación en la discusión de los puntos de agenda y la participación en todos los votos. El deber de la habilidad y la prudencia requiere que los miembros de la junta usen toda preparación específica obtenida para beneficiar a la organización, y ocuparse de anticipar las posibles consecuencias de las decisiones de la junta.

No obstante, las tres normas o deberes que se imponen a los miembros de junta son el deber de cuidar, el deber de lealtad y el deber de obediencia. Esos deberes son sumamente críticos pues son deberes fiduciarios que también poseen implicaciones éticas y morales. Para determinar si una persona actuó de manera inapropiada, las cortes usan un estándar legal basado en la persona “razonable” o “prudente”. El estándar significa básicamente que como humanos, nos debemos mutuamente un estándar promedio de cuidado, habilidad y juicio respecto de cómo nos conducimos. En otras palabras, ese estándar legal pregunta: ¿Qué haría una persona razonable en esas circunstancias? Sin embargo, todos los miembros de la junta actúan también en una función fiduciaria. Un fiduciario es definido como alguien que actúa en beneficio de otro en una relación de confianza. En este caso, los miembros de la junta son tanto fiduciarios de los entes involucrados de la institución que los designaron, como del dueño (la Asociación, Unión, División o Asociación General) como fideicomitente o confidente último. Como tal, esta responsabilidad fiduciaria requiere que toda acción o decisión que tome un miembro de la junta sea solo en beneficio e interés de los que han colocado su confianza en él o ella.

El deber de cuidado

El primer gran deber de los miembros de la junta es el deber de cuidado. Este deber se refiere a la manera en que una junta toma decisiones y efectúa el gobierno de una institución educativa. Se espera que en todos los aspectos de su labor y en toda instancia, los miembros de la junta ejerzan un alto nivel de habilidad, esmero y prudencia. El requerimiento legal es que cada miembro de junta actúe “(1) de buena fe, y (2) de una manera que crea razonable para el mejor interés de la organización”, y que se desempeñe “con el cuidado que una persona en una posición similar crea razonablemente apropiado bajo circunstancias similares”.4

La norma legal pregunta qué haría una persona razonable en circunstancias iguales o similares. En la mayoría de los casos, las cortes no tendrán por responsable a un miembro de junta por errores de juicio, siempre y cuando sus acciones cumplan con los requisitos y las normas legales. Para cumplir con esta norma legal, el miembro de la junta tiene que haberse mostrado desinteresado e independiente, haber tomado decisiones prudentes, haber actuado de buena fe, asistido a las sesiones planificadas, y haberse mostrado razonablemente diligente para informarse de los hechos y las cuestiones que trató la junta. Como mínimo, para estar protegido bajo esta regla, el miembro de junta tiene que asistir y participar activamente en las sesiones de la junta, seleccionando cuidadosamente y supervisando con diligencia la administración, mantenerse informado, y ser responsable en cuestiones financieras ante la junta de la institución educativa. Los miembros de junta tienen que recordar que al aceptar la oportunidad de servir en la junta, han aceptado estas responsabilidades. Las sesiones de la junta no son encuentros sociales; son sesiones de trabajo, que conllevan obligaciones y responsabilidades en las cuales los miembros de junta son plenamente responsables.

Este deber es el que a menudo hace que los individuos se muestren reacios a servir en las juntas de instituciones educativas, iglesias locales u otras organizaciones sin fines de lucro. Si los miembros de la junta no pueden llevar a cabo sus responsabilidades fiduciarias efectivamente, deberían rechazar la designación, y evitar que un riesgo legal involuntario recaiga sobre sí, la institución o la organización de quien depende.

El deber de lealtad

El segundo gran deber de los miembros de junta es el deber de lealtad. Este deber requiere que los miembros de junta ejerzan sus poderes a favor de los mejores intereses de la organización, y ser fieles a la organización y su misión. Otros intereses que no estén relacionados con la organización tienen que ser dejados de lado.

Los miembros de junta no deberían verse motivados por intereses personales, de negocios o privados, sino por los mejores intereses hacia la institución. Los cargos en la junta no deberían ser usados en beneficio personal o para ofrecer ventajas a familiares o amigos. La violación de este deber surge en forma de conflicto de interés no reportado o documentados, que se producen cuando los miembros de la junta tienen “un sustancial interés personal en una transacción que podría razonablemente afectar su criterio”.5 Al servir en múltiples juntas, los miembros de estas necesitan recordar que tienen que desempeñarse en beneficio de los intereses de la organización por la cual están tomando decisiones en el presente. Por ejemplo, si un directivo de la iglesia cumple funciones en la junta de la institución educativa, al participar en la toma de decisiones, necesita votar de manera que se coloquen en primer lugar los intereses de esa institución, en lugar de poner en primer lugar sus responsabilidades administrativas en la organización.

Los conflictos de interés quebrantan el deber de lealtad porque no es ético que un miembro de junta se aproveche de su cargo a expensas de la organización, o que el miembro permita que amigos o familiares se beneficien por ser miembros de la junta. Ejemplo de esto incluye participar en actividades que comprometan o socaven las necesidades de la institución educativa, usando los bienes de la institución para desarrollar negocios personales, o usando el cargo que tienen para obtener beneficios personales al vender, respaldar o promocionar un producto, contacto o transacción. Por ejemplo, imagine que una institución está en proceso de remodelar o construir una ampliación. Uno de los miembros de junta, un constructor general, presenta al rector una propuesta para la obra después de haberse enterado del proyecto gracias a su función en la junta. No se obtienen otras propuestas. La junta analiza la propuesta en la junta en presencia del miembro, y él participa en la discusión y no se excusa o declara que tiene un conflicto de interés. No se hace provisión de garantizar que el precio dado represente una estimación razonable del proyecto.

Dado que el miembro de la junta se beneficiará personalmente de la otorgación del contrato y la discusión de darle o no el contrato se produjo en su presencia, el resto de la junta se ha colocado en una situación comprometedora.

Cuando surgen conflictos de interés, tienen que darse algunos pasos para proteger a la junta tanto ética como legalmente. Los miembros de la junta que poseen un conflicto de interés real o potencial, deberían darlo a conocer por escrito (véase el recuadro 3), retirarse de la sala de juntas durante la discusión, evitar toda participación en la discusión y abstenerse de votar sobre el asunto en cuestión.

Los miembros de junta deberían familiarizarse con los requisitos de los Reglamentos Eclesiástico-Administrativos relacionados con el conflicto de interés y guiarse por esos requisitos. Los miembros de junta siempre tienen que ser conscientes de que aun cuando no esté prohibido participar en alguna actividad económica o comercial con la institución, esas transacciones deberían ser consideradas en beneficio propio (en otras palabras, el uso del cargo en la junta para beneficio personal, para actuar en interés propio en lugar de los mejores intereses de los entes involucrados o la organización) a menos que se hayan seguido los protocolos de conflictos de interés apropiados. Adem[ás, hay algunas actividades prohibidas tales como participar de una actividad de negocios que esté en competencia directa con las actividades que lleva a cabo la organización, usar el puesto en la junta para perseguir intereses de negocios personales, hacer uso o diseminar información confidencial adquirida mediante un cargo en la junta de manera tal de obtener un beneficio personal, o usar el cargo propio en la junta para asegurarse un empleo o favores para un pariente o amigo. Todas esas son actividades prohibidas, y un miembro de la junta que participe de este tipo de conductas tiene que ser tenido por responsable. Los estatutos de la institución deberían delinear la conducta esperada que se requiere de los miembros de junta y especificar lo que sucede si uno de ellos no cumple con sus deberes. En caso de que no existan tales pautas, las juntas deberían buscar asesoramiento legal para ayudarlas a desarrollar esos reglamentos.6

Una de las características fundamentales del deber de lealtad es la responsabilidad de mantener la privacidad y confidencialidad de las comunicaciones que se producen en las sesiones de la junta. Durante las sesiones de la junta, se discutirán cuestiones disciplinarias relacionadas con los estudiantes o empleados, cuestiones de personal u otros diálogos protegidos legalmente. Cada miembro de la junta tiene la obligación legal y el deber de mantener la confidencialidad y no revelar o discutir esos temas fuera del marco de la sesión de la junta. Aunque nuestra tendencia humana es compartir ese “chisme jugoso” o simplemente solicitar consejos de amigos y parientes, la revelación de tal información expone a ese miembro de junta, la institución y la iglesia a una potencial responsabilidad legal por incumplimiento de este deber.
El deber de obediencia

El tercer gran deber es el deber de obediencia. Al llevar a cabo sus funciones de gobierno, la junta de la institución tiene que garantizar que se mantiene fiel y cumple con el propósito y la misión institucional. Esto significa que las juntas deberían funcionar de acuerdo con su constitución y estatutos; los reglamentos educacionales de la Asociación, Unión y División; además de las leyes y los reglamentos locales, estatales o provinciales, y nacionales. Las juntas tienen que garantizar que toda acción que se tome quede en un marco dentro del poder y la autoridad que le garantizan todos los entes involucrados, asegurándose de que la institución cumpla con las responsabilidades relacionadas con todos los entes, los padres, la comunidad, el gobierno y, lo que es más importante, su compromiso para funcionar como una institución de enseñanza adventista. Las juntas también deben garantizar que sus acciones no se extiendan más allá de la autoridad que han recibido. Si no se adhieren a los documentos de gobierno, se exceden en su autoridad, no se ajustan a los requisitos, o ejercen la toma de decisiones en áreas sobre las cuales la junta no tiene autoridad alguna, esto resultará en desafíos legales que podrían terminar en la corte y del lado equivocado de la ley. Las juntas institucionales deben consultar con asesores legales toda vez que enfrenten problemas de este tipo.

Conclusión

Todos los entes involucrados cuentan con que habrá una junta efectiva y en funcionamiento que gobierne las operaciones de las escuelas primarias y secundarias, como así también las de las instituciones de educación superior. El éxito de la institución, si bien es medido según la efectividad de suplir las necesidades educativas de los estudiantes y satisfacer las necesidades de las organizaciones patrocinantes, también depende de la capacidad que tiene la junta de funcionar de una manera ordenada y eficiente para llevar a cabo sus funciones de gobierno. Los miembros de junta siempre tienen que recordar que las responsabilidades legales y fiduciarias que se les imponen requieren, como mínimo, que se tomen decisiones prudentes, estén plenamente informados, totalmente involucrados, y en cumplimiento pleno. El riesgo de que la institución no alcance su misión se encuentra en su forma de gobierno, y en la misma cima de una institución educacional se encuentra la junta de la institución.


Este artículo ha sido sometido a la revisión de pares.

Karnik Doukmetzian

Karnik Doukmetzian, Esq., es asesor legal general de la Asociación General de los Adventistas del Séptimo Día en Silver Spring, Maryland, Estados Unidos, y de la División Norteamericana de la Asociación General en Columbia, Maryland.

Joseph K. C. Doukmetzian

Joseph K. C. Doukmetzian, Esq., es asesor de siniestros de Adventist Risk Management en Silver Spring, Maryland.

Citación recomendada:

Karnik Doukmetzian y Joseph K. C. Doukmetzian, “Gobierno efectivo: Los deberes legales y fiduciarios de las juntas”, Revista de educación adventista 

NOTAS Y REFERENCIAS

  1. Peter Drucker, Management (New Delhi, India: Allied Publishers, 1973), 628.
  2. “K-12 Education Policies”, en North American Division (NAD) of the General Conference Working Policy (2017-2018), Sección FEA 30 20; The NAD Union Education Code: https://adventisteducation.org/superintendents-handbook/4code.html.
  3. Ibíd., FEA 30 35.
  4. Model Business Corporation Act § 8.30 (2016).
  5. NAD Working Policy (2017-2018), Section E 85 05.
  6. Hamlet Canosa, “Governing Boards: A Practical Guide to Best Practices and Policies” (2008), 31: http://www.columbiaunion.org/sites/default/files/pictures/new_board_manual_07-08l.pdf.