Como planejar uma visita de credenciamento da Associação Adventista de Acreditação (AAA)

A Associação de Acreditação Adventista do Sétimo Dia de Escolas, Faculdades e Universidades (AAA) foi criada em 1997 com o objetivo de revisar as práticas de missão, os valores espirituais e as políticas educacionais das instituições acadêmicas adventistas do sétimo dia.¹ Essa Associação serve como um corpo credenciador para todos os programas e instituições de Ensino Superior mantidos pela Igreja Adventista do Sétimo Dia.² O processo de acreditação começa quando uma faculdade ou universidade adventista recebe do Departamento de Educação da Associação Geral a notificação de uma visita da AAA. Incluído nesse aviso está o manual de acreditação e o relatório anterior de avaliação da AAA da instituição. As diretrizes contêm os critérios aplicados pela AAA e devem ser cumpridos pela instituição anfitriã, pois ela completa um relatório de autoavaliação antes da chegada da equipe de avaliação.³

O processo de autoavaliação da Universidade Adventista de Washington (WAU), em Takoma Park, Maryland, Estados Unidos (anteriormente Columbia Union College),⁴ começou em 2012. A universidade recebeu dez critérios para contemplar no Formulário B. As instituições que usam esse Formulário B possuem uma longa história de acreditação pela AAA, são reconhecidas por um órgão regional de acreditação e têm um histórico de aderir às políticas educacionais da Igreja. As instituições adventistas do sétimo dia que são novas no processo da AAA provavelmente serão avaliadas pelo Formulário A, que requer um processo mais longo. A WAU foi avaliada pelo critério das dez categorias incluídas no Formulário B naquele momento (ver Quadro 3). Em 2013, o Departamento de Educação da Associação Geral reduziu significativamente o número de áreas do Formulário B de dez para sete (ver Quadro 4), o que diminuiu o tempo necessário para preparar o documento de autoavaliação. A WAU, no entanto, já havia feito progressos significativos em sua autoavaliação, de modo que a escola aderiu ao plano original de autoavaliação.

A presidência da autoavaliação da AAA

O diretor da WAU me perguntou se eu assumiria o papel de liderança como presidente da comissão de autoavaliação da AAA da escola. Concordei, e me deram as diretrizes. Aceitar o papel de presidente de autoavaliação da AAA significaria que minha carga de trabalho e compromissos de tempo aumentariam no próximo ano. O presidente coordena e acompanha todos os detalhes necessários para produzir um relatório de autoavaliação da AAA bem escrito e planeja a hospedagem da equipe visitante da AAA. A equipe de visitas é composta geralmente por um representante da Conferência Geral (departamental), pelo departamental/vice-presidente de Educação da Divisão ou representante (secretário), pelo presidente da comissão da instituição, por colegas de outras faculdades e universidades adventistas e por outros convidados do presidente e da Divisão.

A fim de coordenar e gerenciar o processo de autoavaliação, os primeiros meses foram dedicados a organizar a comissão diretiva, decidir a composição das várias subcomissões, desenvolver e construir um cronograma para todo o projeto e formar a comissão executiva. Embora tenhamos precisado de 13 meses de planejamento, pesquisa, redação e edição para concluir a autoavaliação da AAA, nossa capacidade para completar o relatório com sucesso foi aprimorada quando o órgão de acreditação regional da WAU, a Comissão de Ensino Superior dos Estados da Região Central (Middle States Commission of Higher Education - MSCHE), considerou que estávamos em conformidade com seus 14 padrões de exigência. Muitos dos recursos de que precisávamos para a autoavaliação da AAA também foram revisados e conferidos pela equipe anterior de autoavaliação da MSCHE, tais como: relatório de autoavaliação MSCHE, manual de professores/funcionários, atas das comissões, programas de estudos, manual do aluno, relatório de avaliação educacional, auditoria de balanço denominacional da universidade, procedimentos de regimento interno, plano-mestre do campus, manual desportivo, material com fatos e divulgação interna e externa e vários panfletos de relações públicas. No entanto, o relatório de autoavaliação da AAA utilizou esses recursos de apoio de forma diferente do relatório regional da MSCHE (ver Quadro 5). Além disso, o relatório de autoavaliação da AAA incluiu o plano-mestre de desenvolvimento espiritual da universidade – que descreve os objetivos para o desenvolvimento da vida espiritual no campus, um relatório sobre o impacto desse plano sobre a vida dos alunos, dos professores, funcionários e a comunidade em geral através do currículo, do serviço e do testemunho.

Descobri que um presidente tinha várias responsabilidades. Ele ou ela deve fazer relatórios frequentes à administração da instituição, que precisa ser informada sobre todas as decisões da comissão e deve receber as atas de todas as reuniões. Como presidente da comissão de autoavaliação da AAA, criei atas para cada reunião e depois as distribuí por e-mail à administração e a todos os membros da comissão diretiva.

Outra tarefa importante para a presidência de autoavaliação é planejar uma visita bem-sucedida da equipe da AAA. Isso incluiu reservar acomodações adequadas no hotel, organizar o transporte do hotel para as reuniões do campus, agendar refeições diárias, providenciar um lugar de trabalho adequado no campus e agendar reuniões no local com a administração, professores, funcionários e alunos, o que exigiu a colaboração de funcionários e membros administrativos: o diretor de serviço de alimentação da escola e a segurança do campus. O Quadro 2 fornece informações sobre a quantidade de tempo necessária para completar o processo de pesquisa e a redação da AAA pelas várias comissões.

Comissão diretiva

Um relatório de autoavaliação objetivo e preciso deve refletir a avaliação do campus como um todo, em vez do trabalho de um indivíduo. Um relatório equilibrado resultará da participação de alunos, funcionários e professores mediante uma análise cruzada. Assim que recebemos os critérios e as questões associadas, montei uma comissão diretiva composto por dez indivíduos para supervisionar pesquisas e respostas escritas para cada um dos critérios da AAA. Uma subcomissão foi criado para cada um dos dez critérios. Cada membro da comissão diretiva deveria escrever uma seção do relatório de autoavaliação e revisar o trabalho de outros colegas membros da comissão. A comissão diretiva, então, partiu para um processo de revisão de cada seção do relatório de autoavaliação e forneceu um retorno a cada presidente de comissão acerca de melhorias, mudanças ou adições sugeridas.

Convidei o diretor de Pesquisa Institucional da universidade para ser membro da comissão diretiva. Um indivíduo que preencha essa posição poderá obter rapidamente materiais de autoavaliação, o que diminuirá a quantidade de frustração ou atraso que a comissão de autoavaliação possa vir a experimentar. Se a instituição não tiver esse cargo, então o presidente deve selecionar uma pessoa que trabalhe no escritório administrativo e que esteja familiarizada com o processo interno de redação de relatórios da escola.

Atribuições da subcomissão

Para a autoavaliação da WAU, o presidente da autoavaliação da AAA, em colaboração com o diretor da universidade, determinou a composição do corpo docente/funcionários/alunos para cada uma das subcomissões. As atribuições das comissões foram determinadas pela natureza das questões do critério e por antecedentes específicos do corpo docente, dos funcionários e alunos. O tamanho das várias comissões variou de cinco a dez membros, dependendo da magnitude do critério específico. Pelo fato de acreditarmos que a contribuição dos alunos seria valiosa, vários alunos foram convidados a participar de determinadas comissões, como a de desenvolvimento espiritual e a dos serviços estudantis.

Consegui uma lista geral de todos os professores e funcionários e me familiarizei com as habilidades e os talentos que possuíam. Uma lista da comissão diretiva interna do campus é muito útil, assim como uma lista de telefone dos departamentos dos funcionários e professores e seus e-mails. O presidente deve escolher indivíduos que tenham conhecimento e experiência nas áreas de critério selecionadas devido às suas posições no campus e aos anos de experiência nessas posições.

Idealmente, as subcomissões de autoavaliação devem representar um amplo espectro de pessoas e programas no campus para garantir uma investigação justa e equilibrada dos programas e departamentos da escola. As subcomissões de autoavaliação funcionarão como um mecanismo de coleta de fatos do campus cuja missão será avaliar, analisar e fazer recomendações com base nas respostas aos critérios. Tentei ser sensível no processo de seleção para não escolher indivíduos que seriam sobrecarregados indevidamente por essa responsabilidade extra devido às obrigações de trabalho atuais ou às recentes responsabilidades regionais de credenciamento. Por exemplo, se um indivíduo tivesse presidido um dos grupos de autoavaliação para o recente credenciamento regional (ou seja, o MSCHE), ele não era convidado a presidir uma comissão similar, mas, em vez disso, era convidado apenas a atuar em uma comissão da AAA relacionada.

Conseguir que cada subcomissão avalie um dos critérios é um método eficiente para realizar a tarefa de escrever um relatório de autoavaliação. Seria um grave erro juntar vários critérios e tê-los tratados por uma única subcomissão a fim de reduzir o número de subcomissões. O processo seria incômodo, confuso para os membros da comissão e resultaria em uso ineficiente do tempo da comissão. Isso poderia também produzir uma comissão disfuncional devido a objetivos de pesquisa conflitantes.

A comissão executiva

A comissão executiva é responsável por fazer todas as edições finais antes que a autoavaliação seja enviada para publicação. Embora seja importante manter a comissão em tamanho reduzido, certifique-se de incluir pessoas com experiência em conteúdo/estilo/trabalho editorial, revisão/correção de erros gramaticais e que estejam regularmente envolvidas na criação de relatórios institucionais e/ou pesquisa acadêmica. Uma vez que o escopo desse tipo de redação editorial requer um compromisso de tempo significativo, solicitei um estipêndio para esse membro do corpo docente para compensar o trabalho adicional. Os demais membros da comissão eram funcionários/professores de tempo integral e não receberam compensação extra. A composição da comissão executiva foi mesclada por quatro indivíduos, incluindo o presidente da autoavaliação da WAU.

Uma comissão executiva começa sua tarefa quando a comissão diretiva termina de revisar as respostas aos critérios. Sua principal tarefa é fazer as edições finais de forma que a publicação seja coerente e polida. Uma pessoa detalhista e dotada de boa orientação para corrigir questões editoriais, como pontuação e problemas de construção de frases, deve ser incluída na comissão; no entanto, nenhuma pessoa irá pegar todos os pequenos erros. Os indivíduos responsáveis por escrever o rascunho final facilmente se tornam absorvidos com a precisão do conteúdo em detrimento da descoberta de problemas editoriais. O passo final é da comissão executiva, que entra em contato com a editora e garante que todos os trabalhos sejam uniformemente concluídos. Nosso relatório final foi publicado com 78 páginas de conteúdo, frente e verso, e 26 páginas de documentos, gráficos e tabelas de apêndice. O documento estava então pronto para que a comissão visitante o revisasse enquanto conduziam a avaliação.

Coisas para fazer antes da primeira reunião da comissão diretiva

1. Localize todos os recursos e materiais. Presidentes de subcomissões vão querer saber onde encontrar informações sobre os itens incluídos em seus critérios específicos. Se sua instituição emprega um indivíduo responsável por produzir relatórios regionais, estaduais ou federais, ele será um guia de recursos indispensável.
2. Crie um pacote contendo todas as informações necessárias para cada equipe. Os materiais devem incluir o documento de autoavaliação mais recente, as últimas recomendações da AAA, os critérios específicos de cada equipe e um cronograma para a comissão diretiva.
3. Produza uma lista cruzada de todos os materiais utilizados para a acreditação regional com relevância para os critérios específicos de autoavaliação da AAA. Se sua escola for credenciada regionalmente, os padrões regionais de acreditação podem ser comparados com os critérios da AAA. Esse índice servirá como um guia útil para os presidentes da comissão diretiva na localização de descobertas recentes para o relatório de acreditação regional. Achamos que isso foi muito útil para localizar áreas já avaliadas.
4. Selecione e reserve um bom local de reunião com acesso a um projetor, conexão de internet de alta velocidade e um quadro branco ou quadro de giz.
5. Escolha um horário de reunião da comissão diretiva que tenha menor conflito com outras atividades do campus e horários dos membros e mantenha esse horário.

A construção do cronograma

O presidente de autoavaliação da AAA deve desenvolver um cronograma razoável para orientar o processo de autoavaliação. Certifique-se de que todos entendam a importância de cumprir as datas listadas no cronograma. Peça a todos que concordem com o cronograma no início e tente não se desviar do programado. No cronograma, coloque expectativas razoáveis em relação à conclusão das tarefas pela comissão. Construa um cronograma sensível às demandas do calendário acadêmico. O corpo docente e a equipe de funcionários geralmente acham estressante épocas de formaturas, período de provas e de recessos, por isso planeje completar a maior parte da redação durante períodos de interrupção mais longos, como recessos maiores dentro do semestre ou nas férias de verão. Isso deixará tempo para cada presidente terminar de escrever seu capítulo da autoavaliação e para que o capítulo seja revisado pela comissão diretiva. Certifique-se de criar alguma flexibilidade no cronograma de forma que os participantes da autoavaliação não se sintam apressados ou sobrecarregados. Apesar do planejamento cuidadoso, os atrasos podem ocorrer por uma variedade de motivos, muitas vezes relacionados às obrigações profissionais e pessoais dos presidentes das subcomissões.

O cronograma deve indicar especificamente a data, a hora e a localização das reuniões da comissão diretiva. Planeje reuniões pelo menos uma vez por mês para um relatório sobre o progresso das subcomissões e para que questões específicas possam ser abordadas. Os membros da comissão diretiva da WAU estavam particularmente interessados em saber onde localizar material e recursos e como interpretar questões específicas dos critérios. Assim, nossa comissão diretiva cumpriu o cronograma reunindo-se todas as segundas e quartas-feiras durante o verão até ouvirmos os relatórios de cada subcomissão. No final deste artigo está um exemplo do cronograma que foi cumprido com sucesso e seguido para a autoavaliação da WAU pela AAA (ver Quadro 2).

Auxílios úteis da internet

Uma decisão foi tomada no início exigindo que todos os presidentes das subcomissões trabalhassem em seus rascunhos usando o Googledocs.com. O presidente da autoavaliação forneceu os nomes dos presidentes das comissões, bem como o de cada membro das equipes ao Serviço de Tecnologia da Informação (ITS) da universidade para que eles pudessem providenciar o acesso a esse serviço. O Googledocs.com foi configurado para permitir que cada equipe acessasse a versão mais atual de seu rascunho. O uso de um espaço compartilhado evitou problemas criados por ter tantas versões e pendrives quanto membros da comissão. Além disso, essa prática evitou o problema de ter que identificar quem tinha o rascunho mais atual da subcomissão. O Googledocs.com (1) fez backup constantemente do que foi escrito e permitiu que apenas membros autorizados da equipe visualizassem e editassem cada relatório; (2) permitiu o acesso do presidente da autoavaliação ao documento de trabalho de cada subcomissão a fim de monitorar o progresso das comissões; (3) permitiu que cada presidente de subcomissão apresentasse o trabalho de seu grupo a toda a comissão diretiva via internet; e (4) permitiu que a comissão diretiva fizesse comentários e perguntas sobre o trabalho que estava sendo apresentado. Como o Googledocs.com é um programa baseado na internet, mudanças podiam ser feitas imediatamente. A principal desvantagem relatada por alguns dos presidentes das subcomissões foi que o programa era menos amigável do que se esperava.

É importante fazer uma cópia de segurança do relatório à medida que ele vai sendo escrito. Não dê por certo que tudo que é escrito será salvo automaticamente pelo programa. O sistema de computador usado para escrever o relatório final deve ser avaliado regularmente, atualizando-se a proteção contra vírus e se certificando de que todo o software está funcionando corretamente. Este passo é facilmente ignorado ao tentar terminar o relatório a tempo. Um pequeno custo para a instituição, mas altamente recomendável, é uma assinatura do Carbonite.com, que permite que os escritores tenham documentos com backup constantemente. Por exemplo, um membro de uma subcomissão cometeu o erro de não usar o Carbonite.com no início e, em vez disso, usou um disco rígido externo para fazer backup de documentos e descobriu mais tarde que o disco rígido não estava funcionando corretamente durante uma reunião de edição com a comissão executiva. Ao tentarmos completar o estágio de edição final, a tela do computador ficou paralisada, e reiniciar o computador causou a perda da última seção do documento. A equipe do ITS tentou recuperar a seção perdida executando um programa especial de recuperação de documentos, mas sem sucesso, e a única solução foi refazer essa seção referindo-se a notas e memórias pessoais.

Sala de exposições

A sala de exposições é uma maneira útil de exibir materiais que estão listados no relatório final de autoavaliação para a comissão visitante. Essa sala apresenta o orgulho, o espírito, o entusiasmo da comunidade e o profissionalismo institucional da escola. Se bem planejada, ela pode identificar os atributos e características que comunicam diretamente a missão e a visão da escola. A sala de exposições da nossa instituição exibiu tudo o que era necessário para a equipe de autoavaliação ler e avaliar. Essa sala incluiu muitas das mesmas exposições utilizadas para a nossa visita de acreditação regional. Por exemplo, disponibilizamos todos os programas de curso dos professores, relatórios de autoavaliação regionais anteriores e relatórios da diretoria da universidade. Vários laptops reproduziram vídeos de atividades escolares, e fornecemos um minibar para bebidas, lanches, além de uma impressora e de um projetor. A sala de exposições foi reforçada pela exibição das cores da escola, cartazes missionários e uso de toalhas de mesa refinadas. Cada item na sala foi rotulado e referenciado em uma folha-mestre distribuída para a equipe de visitas da AAA.

O primeiro encontro com a equipe de visitas da AAA forneceu uma orientação geral para a sala de exposições e como os documentos poderiam ser acessados. A equipe visitante da AAA achou a sala de exibição muito útil como lugar de reuniões e sala de trabalho a fim de produzir seus relatórios de avaliação. Por vezes, a sala de exposições foi usada para servir refeições para a equipe de avaliação da AAA. O relatório da AAA elogiou fortemente a sala de exposições da WAU como sendo exemplar na gama e no tipo de evidências apresentadas.

Reflexões sobre o processo de autoavaliação

Muitos dos problemas encontrados durante o processo de autoavaliação da AAA foram minimizados pelo fato de o presidente da comissão diretiva se comunicar frequentemente com todos os presidentes das subcomissões usando uma lista de e-mail. Além disso, o trabalho de autoavaliação foi intencionalmente organizado para permitir que grande parte do intenso trabalho ocorresse durante o verão, quando a carga de trabalho para a maioria dos membros da comissão era menos estressante. Por causa da data da visita da equipe da AAA, foi importante fazer grande parte do trabalho antes do recesso do segundo semestre e completar todo o trabalho final de edição a tempo. A comissão da AAA recomenda especificamente receber o relatório de autoavaliação finalizado um mês antes da visita de avaliação.

Em geral, a participação nessa autoavaliação foi uma longa experiência de aprendizado. O relatório foi publicado no site da escola antes da sua submissão à AAA. Isso permitiu que a administração, os professores, os alunos e os membros das comissões respondessem e reforçassem o relatório final. Quando o relatório da autoavaliação da AAA foi concluído e compartilhado, a comunidade do campus obteve uma melhor compreensão do que a instituição realizou e quais áreas a administração precisaria abordar para futuras melhorias. O time de visitas da AAA fez vários elogios e boas recomendações à universidade durante sua fala final, no último dia de visita. Fomos elogiados pelo progresso substancial na consecução de todas as últimas principais recomendações e pelo relatório bem escrito. Uma importante recomendação da AAA citou a necessidade de o plano-mestre espiritual da WAU refletir a singularidade da missão e da mensagem adventista do sétimo dia ao grande número de estudantes não adventistas matriculados na Escola de Pós-graduação e Estudos Profissionais (School of Graduate and Professional Studies - SGPS). A equipe de visitas da AAA estava particularmente interessada em como a fé e o ensino estavam integradas no currículo dentro dos programas oferecidos pela SGPS.

Um componente importante do processo de autoavaliação foi o presidente começar cada reunião da comissão diretiva com um pensamento devocional do livro Educação, seguido de uma oração feita por um membro da comissão. Um pensamento espiritual especial que deu direção e energia à comissão diretiva foi esta citação: “No mais alto sentido, a obra da educação e da redenção são uma.”⁵ Embora a obtenção de uma educação de qualidade e um diploma sejam muito importantes para cada aluno, ainda mais importante é que cada aluno conheça pessoalmente Jesus Cristo como Senhor e Salvador. O processo de autoavaliação da AAA é um método formal para determinar com que eficácia a missão espiritual da escola está sendo articulada para o corpo discente, e a responsabilidade de cada empregado deve ser exemplificar o mesmo. A avaliação do currículo da instituição, seus eventos, programas e políticas do campus permite que a escola avalie os pontos fortes e fracos da missão espiritual.

Fomos notificados pela AAA durante a primavera de 2013 que nos foi concedido credenciamento até dezembro de 2017. Nosso relatório bem-sucedido da AAA foi possível graças ao cumprimento do cronograma e ao trabalho com uma administração de apoio. Os funcionários administrativos forneceram ao presidente de autoavaliação orçamento, recursos e pessoal necessários para concluir a tarefa. Como presidente, senti ser um privilégio trabalhar de forma colaborativa com os funcionários, os professores, a administração e os alunos da WAU a fim de garantir um relatório coerente, significativo e de alta qualidade.

Grant Leitma

Grant Leitma, PhD, é professor e diretor do Departamento de Psicologia e Aconselhamento da Universidade Adventista de Washington (WAU), em Takoma Park, Maryland, Estados Unidos. O Dr. Leitma obteve seu doutorado em Psicologia Experimental no Illinois Institute of Technology, em Chicago, Illinois. Ele tem ampla publicação na área e é membro da American Psychological Association, da American Counseling Association, da Maryland Counseling Association e da Adventist Association of Family Life Professionals. Em 2012, o Dr. Leitma foi presidente da Comissão de Autoavaliação da WAU para a Associação de Acreditação Adventista do Sétimo Dia de Faculdades e Universidades (AAA) e do relatório de autoavaliação da WAU para a Comissão de Ensino Superior dos Estados da Região Central (MSCHE).