Meilleures Pratiques au Travail | Jason Ruiter • Ingrid Hernandez

Le stage virtuel d’AdventHealth pendant la pandémie apporte de nombreux avantages

AdventHealth1, alors que de nombreuses compagnies annulaient les possibilités de stage d’été en 2020 à cause de la COVID-19, a créé une expérience virtuelle qui a exposé les stagiaires à un large éventail de leaders et de possibilités.

Tanner Toay2, un étudiant en dernière année d'administration des affaires à Union College à Lincoln au Nebraska, fut déçu quand son stage d’été avec un système de soins de santé a été annulé dû à la COVID-19.  Mais quand il a entendu parler de AdventHealth, un système de 50 hôpitaux desservant cinq millions de patients annuellement dans l’ensemble des États-Unis, et de son offre d’un stage virtuel qui l’exposerait à un large éventail de connaissances en matière de soins de santé, il sauta sur cette chance. « Je connais beaucoup de personnes, a-t-il dit, qui ont eu l’annulation de leur stage. AdventHealth a été le premier stage à vraiment offrir un programme solide. » 

Le programme de stage d’été d’AdventHealth n’est pas nouveau. Voilà de nombreuses années qu’il offre à 50 ou 55 étudiants de premier cycle en provenance de collèges ou universités adventistes une possibilité de s'intégrer dans l'organisation dans des domaines allant des finances et de la comptabilité aux soins infirmiers, à l'informatique et au marketing. Ces quelque 50 derniers étudiants, issus d'un groupe de plus de 300 candidats, reçoivent des stages rémunérés à 15 $ US de l’heure pour environ sept heures par jour pendant six semaines. Tout au long du programme, ils se voient confier des projets et sont jumelés à des mentors et précepteurs exécutifs et ils participent à divers événements sociaux et spirituels. Cependant, les limitations imposées par la COVID-19 ont rendu difficile le déroulement du programme dans son format habituel. Il devint nécessaire de remplacer les voyages et les hébergements habituels par un accès virtuel.

Selon un sondage récent, 35 % des 900 étudiants collégiaux ont eu l’annulation de leurs stages à cause de la pandémie3. Quelques compagnies, voyant tant d’étudiants rater des opportunités clés de développer de futures carrières pendant l’été, sont passées d’un programme d’études en présentiel à un programme virtuel. Les leaders d’AdventHealth étaient décidés à trouver la bonne solution pour leur compagnie tout en gardant à l’esprit deux considérations : comment assurer la sécurité des stagiaires, du personnel et des précepteurs, et comment remplir la promesse qui avait été faite aux stagiaires. En définitive, la décision de procéder en format virtuel a été motivée par les valeurs clés du système de santé et prises au plus haut niveau par le président et le PDG Terry Shaw qui sentait que l’organisation avait pris un engagement moral envers ses stagiaires.

Pour garantir la sécurité et les besoins éducatifs des stagiaires une fois la décision prise, l’AdventHealth a abrégé son programme de stage de 12 semaines à six semaines et a passé au numérique. Le programme a débuté le 22 juin 2020 et s’est terminé le 31 juillet 2020.

Le directeur du programme des leaders émergents à l’AdventHealth Institute, Ken Bradley, décrivant les changements faits pour faciliter le programme de stage virtuel, a dit : « Ça ressemblait un peu plus à une production télévisée. La qualité du travail était incroyable. »

Bien sûr, la technologie a joué un rôle pivot majeur. Pour faciliter le nouveau format, l’équipe du Leadership Institute a suivi une formation en ligne sponsorisée par Franklin Covey, un fournisseur mondial de formation et de conseil en leadership ; elle a mis en place une équipe de production avec un producteur quotidien, un animateur permanent et des coordinateurs chargés de surveiller le flux de discussion ouvert, mais aussi une discussion privée permettant d'ajuster la production en temps réel. À la fin de chaque journée, l’équipe se réunissait pour revoir ses succès et les possibilités d’amélioration pour s’assurer qu’elle était correctement préparée pour la session suivante. En fin de compte, l’équipe a trouvé que les outils numériques ont permis de relier facilement les stagiaires à leurs réunions et projets quotidiens ainsi qu’entre eux.

Toay commentant son expérience a dit : « Je pense que quelque chose de vraiment unique avec les stages virtuels est la capacité de se diviser rapidement en groupes. S’il fallait faire cela en présentiel, ça serait le chaos, ça ressemblerait aux chaises musicales. »

Les 55 stagiaires, des jeunes adultes, étaient répartis en groupes équilibrés en termes de sexe ; ils représentaient 12 établissements d’enseignement et 42 disciplines, et ils avaient une moyenne pondérée cumulative de 3,5.  La moitié environ, 55 %, était junior à l’université, 14 % étaient séniors, 4 % étaient diplômés, et 2 % étaient étudiants de première année. En tant que groupe, ils ont écouté de la part des cliniciens et des leaders d’AdventHealth des méditations, des présentations et des leçons de leadership via une réunion zoom pour être ensuite placés par le surveillant dans des salles de réunion virtuelles où ils abordaient les questions posées par les orateurs invités.

Ted Hamilton, M.D., chef de mission-intégration pour l’AdventHealth, a fait référence à l'énoncé de mission de l'entreprise « Prolonger le ministère de guérison du Christ » lors d’un exposé un jeudi matin. Pendant son appel, il a dit : « Les soins aux patients n’exigent pas que nous ayons une mission et un ministère. Alors pourquoi faisons-nous cela ? » Les stagiaires ont ensuite été placés dans des groupes virtuels où ils ont discuté des réponses possibles.

Bradley a signalé que grâce à la facilité d'utilisation des réunions virtuelles, de nombreux cadres ont pu fournir une heure de leur temps pour parler aux stagiaires. On peut compter parmi eux, Mark Hertling, un consultant en leadership médical pour l’AdventHealth and ancien commandant général de l’armée américaine, et Jeffrey Kuhlman, M.D.,vice-président senior  de la qualité clinique et de la sécurité des patients pour l’AdventHealth, et ancien médecin de la Maison Blanche.

Toay a raffolé de ces présentations. En plus de leurs séminaires, lui et les autres stagiaires se sont mis en binôme pour interviewer les dirigeants du système sur la réponse de la compagnie à la COVID-19. Appelée Project Insight, cette initiative a été confiée aux stagiaires par Shaw. « J’ai aimé la transparence du projet », a remarqué Toay.  Il a ajouté : « La rétroaction des dirigeants étant recueillie anonymement, je trouve qu’en tant que stagiaire j’ai pu entendre franchement. »

Dans le cadre de leur travail autonome, les stagiaires ont géré leur propre temps afin de compléter les cours de formation en ligne, faire des visites virtuelles, participer à des examens de curriculum vitae et des simulations d’entretien avec l’équipe d’acquisition de talents de l’AdventHealth, développer des soumissions de vidéos personnelles, et une présentation de groupe qui serait montré pendant l'expo annuelle des stagiaires (voir l’Encadré 1 pour un exemple de calendrier d’activités pendant la première semaine).

À la fin des six semaines, chaque participant a été évalué par son précepteur et/ou le conseiller résident assigné, lors d’une discussion portant sur la manière dont le stagiaire avait apporté une valeur à la compagnie ou le département, et les domaines qui pouvaient être améliorés. En retour, la rétroaction reçue de la part des stagiaires – sous la forme d’un sondage et d’évaluations anecdotiques – a aidé l’équipe de leadership de l’institut à évaluer l’efficacité du programme. Les organisateurs ont trouvé que :

• 100 pour 100 des stagiaires ont affirmé que le stage virtuel avait contribué à les développer en tant que leaders ;

• 98 pour cent ont affirmé qu’ils avaient acquis les aptitudes nécessaires pour contribuer à la mission de l’AdventHealth, et

• 92 pour cent étaient intéressés à faire carrière dans l’organisation – une statistique particulièrement prometteuse étant donné qu’un des indicateurs clés pour le programme de stage d’été de l’Advent Health est le nombre d’embauches futures et permanentes qu’il produit.

Le programme de stage d’été de l’AdventHealth vise à répondre à trois questions pour ses stagiaires :  Le secteur des soins de santé nous convient-il ? L’adventHealth est-il le bon employeur pour nous ? Et si oui, dans quel domaine des soins de santé aimeraient-ils travailler ? Tout au long du programme, ces questions sont débattues avec les stagiaires alors qu’ils sont exposés à des expériences concrètes et qu’ils rencontrent de hauts responsables. On y répond lors de l’entrevue finale avec leur précepteur.

Toay, qui était intégré dans un projet financier dans le cadre de son stage, a témoigné qu’il a appris comment AdventHealth, à tout moment, revient à sa mission de « prolonger le ministère de guérison du Christ » dans ses processus décisionnels.  Toay conclut : « Je pense que je penche beaucoup pour, j'aimerais travailler pour Adventhealth. »

Jason Ruiter

Jason Ruiter, MJ, est un spécialiste de la communication chez AdventHealth, Altamonte Springs, Floride. Il est titulaire d'une maîtrise en journalisme de l'Université du Maryland (College Park, Maryland, États-Unis) et d'une licence en langue et littérature anglaises/écritures du Wesley College (Dover, États-Unis). Avant de travailler dans le domaine de la communication, il a travaillé comme journaliste au Orlando Sentinel d'Orlando, en Floride, où il a couvert un large éventail de sujets dans des domaines tels que le gouvernement, la criminalité, la santé et la sécurité, l'environnement, l'éducation et la politique publique.

Ingrid Hernandez

Ingrid Hernandez, MS, est responsable de la communication avec les parties prenantes chez AdventHealth. Elle est titulaire d'un Master of Science en communication de l'Université Purdue (West Lafayette, Indiana, États-Unis), et d'une licence en relations publiques et en administration des affaires de la Southern Adventist University (Collegedale, États-Unis). Mme Hernandez a notamment occupé le poste de spécialiste principale de la communication pour AdventHealth, ainsi que plusieurs autres rôles dans le domaine de la communication et du marketing.

Référence recommandée :

Jason Ruiter et Ingrid Hernandez, Le stage virtuel d’AdventHealth pendant la pandémie apporte de nombreux avantages, Revue de l’éducation adventiste,

NOTES ET RÉFÉRENCES

  1. Avec la mission sacrée de prolonger le ministère de guérison du Christ, AdventHealth est un système de soins connecté pour chaque étape de la vie et de la santé. Plus de 80 000 soignants qualifiés et compatissants dans des cabinets médicaux, des hôpitaux, des cliniques externes, des établissements de soins qualifiés, des agences de santé à domicile et des centres de soins palliatifs fournissent des soins individualisés et globaux. Une vision partagée, des valeurs communes, un accent mis sur la santé de l’ensemble de la population et l’engagement à rendre les communautés plus saines, unifient les 50 campus hospitaliers du système et les centaines de sites de soins sur divers marchés dans près d'une douzaine d'états des États-Unis. Pour plus d’information sur AdventHealth, visitez AdventHealth.com, ou Facebook.com/AdventHealth ;  Personnel, "100 of the Largest Hospitals and Health Systems in America", Becker's Hospital Review (2020) : https://www.beckershospitalreview.com/lists/100 of-the-largest-hospitals-and-health-systems-in  america-2020.html. 
  2. Les noms sont utilisés avec permission.  
  3.  Yello, une société de solutions de recrutement, s'est associée à SurveyMonkey pour mener une enquête auprès de 913 étudiants actuels aux États-Unis. L'enquête a été menée du 10 au 15 avril 2020. Pour en savoir plus, voir Jason Weingarten et Dan Bartfield, “Virtual Internship Statistics and Trends: A 2020 COVID-19 Impact Report,” Yello (2020): https://yello.co/blog/virtual-internship-statistics/.