Karnik Doukmetzian • Joseph K. C. Doukmetzian

UNE GOUVERNANCE EFFICACELES DEVOIRS JURIDIQUES ET FIDUCIAIRES DES CONSEILS D’ADMINISTRATION

La plupart des individus qui sont élus pour siéger à un conseil d’administration considèrent que c’est un privilège pour eux que de donner de leur temps et de leur expertise à leur alma mater ou à leur église. Avoir une position au conseil d’administration scolaire non seulement donne l'occasion de donner en retour, mais, pour certains, cette position leur permet aussi de garder un œil sur leurs enfants ou de plaider pour leur église. D’autres, à cause de mauvaises expériences antérieures dans des conseils mal gérés, considèrent qu’un tel service est un fardeau pour leur temps et leurs ressources – et cela est bien dommage.

L'appartenance au conseil d'administration s'accompagne de responsabilités légales, éthiques et fiduciaires. Le rôle principal du conseil d’école et de ses membres est de représenter et d’agir en tant que liaison entre le groupe qui les a élus et l’administration scolaire, et d’exercer leurs fonctions légales et fiduciaires de direction et d'exécution des intérêts du groupe cible dans le fonctionnement de l'école. Un conseil efficace est un conseil qui comprend quelle est sa raison d’être en tant qu’organe directeur et quel est son rôle en tant que partenaire dans le succès de l’école.

Les experts en gouvernance mettent en garde contre certains problèmes inhérents qui peuvent empêcher le conseil de fonctionner et d’exécuter ses responsabilités efficacement. Peter Drucker, le « gourou » de la gouvernance, a déclaré, il y a plus de 40 années de cela, qu’ « il y a une chose que tous les conseils, peu importe leur position juridique, ont en commun. Ils ne fonctionnent pas »1. Le bilan de Drucker peut sembler impitoyable et négatif, mais il arrive vraiment que les conseils ne fonctionnent pas toujours bien. Cependant, cet article vise à aider votre conseil à fonctionner plus efficacement.

Comment un conseil devrait-il fonctionner afin de remplir efficacement ses obligations juridiques et fiduciaires ? Cet article examine quelles sont ces obligations et suggère les meilleures pratiques qui habiliteront les conseils à fonctionner efficacement et qui permettront aux membres des conseils de s’acquitter de leurs obligations juridiques et fiduciaires.

Gouvernance et gestion

Les membres des conseils d’administration doivent toujours garder à l’esprit qu’ils représentent les intérêts du groupe, que celui-ci soit l’église ou les églises locales qui parrainent le projet, la fédération, l’union ou la division. Ils ne représentent pas seulement leurs propres intérêts personnels. Une gouvernance efficace commence par les mesures que prend le conseil d’école. Le rôle du conseil est de s’assurer que l’école fonctionne de manière à accomplir sa mission.

Le conseil d’administration ne devrait pas s’impliquer dans la gestion quotidienne de l’institution. Cela relève de l’administration. Le rôle du conseil est de surveiller, guider et permettre une bonne gestion, ainsi que d’établir une stratégie et une direction pour l’école dans le but de guider l’administration et de représenter les intérêts des sponsors. Les conseils d’administration scolaires efficaces accomplissent cela en façonnant la mission et la direction stratégique des écoles, en s’assurant qu’elles ont des ressources financières suffisantes pour assurer leur fonctionnement efficace, et en s’engageant à conserver leur identité adventiste du septième jour unique.

Le fonctionnement des conseils d’administration scolaires

De nombreux membres des conseils scolaires, une fois nommés, tentent de diriger l’école comme si elle était leur propre affaire ou compagnie, ne reconnaissant pas qu’ils ont été élus par les parties intéressées pour représenter leurs intérêts. Ils ne sont que les représentants des « propriétaires ». Par exemple, la règlement intérieur (Working Policy) de la Division nord-américaine fournit les directives concernant le rôle que les conseils des établissements scolaires (primaires et secondaires) doivent jouer. On y lit : « Dans chaque école, il faut organiser un conseil d’administration scolaire élu par l’électorat scolaire (pour les détails de la procédure, voir le code de l’éducation de l’union locale). Le conseil d’école est responsable du fonctionnement de l’école dans les limites des directives et politiques adoptées par le conseil de l’éducation de la fédération et des parties intéressées de l’école comme déclaré dans la constitution de l’école. L'emploi, l'affectation, le transfert, la retraite, la cessation d'emploi ou le licenciement du personnel scolaire est la fonction du conseil de l’éducation de la fédération »2. Le règlement poursuit en donnant la liste des fonctions que l’on s’attend à ce que ces conseils d’écoles remplissent (voir Tableau 1)3.

À tous les niveaux, mais particulièrement au niveau de l’enseignement supérieur, les conseils scolaires devraient aussi superviser les questions cruciales pour la santé de l’organisation, y compris la viabilité du modèle financier de l’école, l’intégrité des systèmes et des contrôles internes, et l’exactitude des états financiers. Le conseil scolaire devrait aussi aider à évaluer et à gérer le risque (identifier et vérifier les situations qui pourraient poser un problème à l’institution), ainsi que superviser et protéger les ressources de l’organisation.

Les fonctions du conseil d’administration scolaire doivent être exécutées dans un contexte de gouvernance plutôt que de gestion. Le rôle de n’importe quel conseil est de gouverner, et non de gérer, les affaires de l’organisation. Il doit offrir l’orientation stratégique et la surveillance. La gouvernance comprend la mise en place de directives et le suivi de leur mise en œuvre. La gouvernance signifie exiger des administrateurs qu'ils rendent des comptes en fixant des objectifs, évaluer régulièrement sa propre performance en tant que conseil, et réduire l'exercice du pouvoir individuel qui pourrait faire surface, que cela vienne des administrateurs scolaires, des membres du conseil, des officiers de l’école ou des parties intéressées. Une bonne gouvernance demande de hauts niveaux de responsabilisation, combinés au devoir d’améliorer le succès et la viabilité de l’organisation. La gouvernance consiste à fournir une direction et un cadre pour les opérations de l’école et à s’assurer que ces fonctions sont accomplies de manière efficace. En résumé, la gestion et l’exploitation quotidiennes ne sont pas la responsabilité des conseils scolaires, alors que la gouvernance l’est (voir Tableau 2).

Les devoirs des membres des conseils d’administration

Dans tout type d’organisation, on impose aux membres des conseils de nombreux devoirs et obligations juridiques et fiduciaires. La loi a délimité un certain nombre de ces devoirs tels que le devoir de connaissance, le devoir de diligence et le devoir de compétence et de prudence. Le devoir de connaissance exige que les membres du conseil se familiarisent avec les pierres angulaires de l’organisation – charte, constitution, ou règlements – et qu’ils comprennent comment s’assurer que sa mission, sa vision, et ses valeurs sont atteintes. Le devoir de diligence demande une implication active dans le conseil, et nécessite que les membres soient prêts pour les rencontres en révisant l’agenda, qu’ils assistent régulièrement aux réunions du conseil, qu’ils soient prêts à discuter des affaires en cours et qu’ils participent à tous les votes. Le devoir de compétence et de prudence veut que les membres du conseil utilisent toute expertise particulière qu’ils puissent avoir pour le bénéfice de l’organisation, et qu’ils veillent à anticiper les conséquences potentielles des décisions du conseil.

Cependant, les trois normes ou devoirs les plus cruciaux que l’on impose aux membres d’un conseil sont le devoir de diligence, le devoir de loyauté et le devoir d'obéissance. Ces devoirs sont très importants parce que tous sont des devoirs fiduciaires qui ont également des implications éthiques et morales. Afin de déterminer si quelqu’un a agi d’une manière inappropriée, les cours de justice utilisent une norme juridique basée sur la personne « raisonnable » ou « circonspecte ». Cette norme signifie essentiellement, qu’en tant qu’humains, nous nous devons l'un à l'autre une norme moyenne de soin, de compétence et de jugement dans la façon dont nous dirigeons. En d’autres termes, cette norme juridique demande : Que ferait une personne raisonnable dans ces circonstances ? Cependant, tous les membres du conseil assument également un rôle fiduciaire. Un fiduciaire, c’est quelqu’un qui agit pour et au nom d’une autre personne dans une relation de confiance. Dans ce cas, les membres des conseils sont à la fois fiduciaires des parties intéressées de l’école qui les ont nommés, et du propriétaire (fédération, union, division, ou Conférence générale) en tant qu’ultime fiduciaire. Comme tel, cette responsabilité fiduciaire exige que chaque action ou décision qu’un membre de conseil prend, soit prise pour le seul bénéfice et intérêt de ceux qui ont placé cette confiance en lui.

Le devoir de diligence

Le premier et le plus important devoir des membres des conseils est le devoir de diligence. Ce devoir porte sur la façon dont un conseil prend les décisions et exécute la gouvernance d’une école. Les membres d’un conseil sont censés, dans tous les aspects de leur travail et en tout temps, exercer un haut niveau de compétence, d’attention et de prudence. L’obligation juridique est que chaque membre du conseil agisse 1) « de bonne foi et 2) de manière à avoir des motifs raisonnables de croire que c’est dans l'intérêt supérieur de l’organisation », et qu’il agira « avec le soin qu'une personne dans une situation semblable pourrait raisonnablement juger approprié dans une position semblable dans des circonstances similaires »4.

La norme juridique demande ce qu’une personne raisonnable ferait dans les mêmes circonstances ou dans des circonstances similaires. Dans la plupart des cas, les juges ne tiendront pas un membre d’un conseil responsable des erreurs ou des fautes de jugement commises aussi longtemps que ses actions rencontrent la norme et les exigences juridiques. Pour satisfaire à cette norme, le membre du conseil doit avoir été désintéressé et indépendant, avoir pris des décisions prudentes, avoir agi de bonne foi, avoir assisté aux réunions prévues, et avoir fait preuve d'une diligence raisonnable en s'informant des faits et des questions traités par le conseil d'administration. Au minimum, pour être protégé sous cette règle, le membre de conseil doit assister et être activement impliqué dans les réunions du conseil, choisir avec soin et superviser diligemment l’administration, se tenir au courant, et être financièrement responsable devant le conseil scolaire. Les membres du conseil d’administration doivent se rappeler qu’en acceptant l’opportunité de servir sur le conseil, ils ont accepté ces responsabilités. Les réunions des conseils d’administration ne sont pas des rencontres sociales ; ce sont des réunions d’affaires qui comportent des obligations et des responsabilités pour lesquelles les membres du conseil sont pleinement responsables.

C’est souvent ce devoir qui fait que des individus hésitent à siéger à des conseils d’école, d’église locale, ou d’autres organismes sans but lucratif. Si les membres des conseils ne peuvent pas servir efficacement et assumer leurs responsabilités fiduciaires, ils devraient refuser la nomination, de peur qu’ils n'entraînent une responsabilité involontaire sur eux-mêmes, l’école et l’organisation mère.

Le devoir de loyauté

Le deuxième plus important devoir des membres des conseils d’administration est le devoir de loyauté. Ce devoir requiert que les membres des conseils utilisent leurs pouvoirs au mieux des intérêts de l’organisation, et qu’ils y soient fidèles ainsi qu’à sa mission. Les intérêts de qui ou quoi que ce soit d’autre doivent être mis de côté.

Les membres des conseils ne devraient pas être motivés par des intérêts privés, d’affaires ou personnels mais par ce qui serait au mieux des intérêts de l’école. Les postes au sein du conseil ne devraient pas être utilisés à des fins personnelles ou pour procurer des avantages à la famille ou aux amis. Les manquements à cette obligation surviennent habituellement sous forme de conflits d’intérêt non signalés ou non documentés qui surviennent quand les membres des conseils ont « un intérêt personnel tellement important dans une transaction que cela pourrait raisonnablement affecter leur jugement »5. Lorsqu’ils siègent à de multiples conseils, les membres des conseils ont besoin de se rappeler qu’ils doivent agir au mieux des intérêts de l’organisation pour laquelle ils prennent présentement des décisions. Par exemple, si un responsable d’une église siège à un conseil scolaire, alors qu’il participe à la prise de décision, il doit voter de manière à ce que les intérêts de l’école aient la prééminence, plutôt que d'accorder la priorité à ses responsabilités administratives organisationnelles.

Les conflits d’intérêt enfreignent le devoir de loyauté parce qu’il est contraire à l’éthique pour un membre de conseil de profiter de son poste aux dépens de l’organisation, ou pour le membre de permettre à ses amis ou sa famille de bénéficier de sa qualité de membre du conseil d'administration. Voici quelques exemples : des membres de conseils s’engagent dans des activités qui compromettent ou sapent les besoins de l’école ; ils utilisent les actifs scolaires pour développer des opportunités d’affaires personnelles ; ils utilisent leur position pour obtenir des bénéfices personnels en vendant, en approuvant ou en faisant la promotion d’un produit, d’un contact ou d’une transaction. Imaginez qu’une école soit dans le processus de rénover ou construire un agrandissement. Un des membres du conseil d’école, un entrepreneur général, soumet une proposition pour les travaux au directeur après avoir été mis au courant du projet à cause de son service au conseil. Aucune autre proposition n’est obtenue. Le conseil discute de la proposition en présence du membre du conseil, et celui-ci participe à la discussion, sans qu’il ne s'excuse et déclare qu'il est en conflit d'intérêts. Aucune disposition n'est prise pour s'assurer que le prix proposé est une estimation raisonnable pour le projet.

Quand un conflit d’intérêts se produit, il faut prendre certaines mesures pour protéger le conseil sur le plan éthique et juridique. Les membres des conseils scolaires qui ont un conflit d’intérêts réel ou potentiel devraient le déclarer par écrit (voir Encadré 3), sortir de la salle du conseil pendant la discussion, éviter toute implication dans la discussion, et s’abstenir de voter sur le sujet en question.

Les membres des conseils devraient se familiariser avec les exigences de la politique de travail de leur division en ce qui concerne les conflits d’intérêts et les respecter. Les membres de conseils scolaires doivent toujours garder à l’esprit que, même s'il ne leur est pas interdit de s'engager dans des activités économiques ou commerciales avec l’école, de telles transactions seront toujours vues comme étant des transactions intéressées – on aura utilisé son poste à son profit personnel, agi dans ses intérêts personnels et non au mieux des intérêts du groupe cible ou de l’organisation – à moins que des protocoles appropriés en matière de conflits d'intérêts aient été suivis. De plus, il y a des activités interdites telles que l’exercice d’une activité commerciale qui serait en compétition directe avec les activités exercées par l’organisation, l’utilisation de son poste pour pousser des intérêts commerciaux personnels, l’utilisation ou la dissémination d’informations confidentielles obtenues grâce à un poste dans un conseil d’administration de façon à obtenir des avantages personnels, ou l’utilisation de son poste dans un conseil pour obtenir un emploi ou des faveurs pour des parents ou des amis. Ce sont là des activités qui sont toutes prohibées, et un membre de conseil d’administration qui adopte de tels comportements doit être tenu d’en rendre compte. Les règlements scolaires devraient décrire la conduite attendue des membres du conseil et soigneusement fixer ce qui arrivera si un membre du conseil manque à ses obligations. Si de telles directives ne sont pas en place, les conseils devraient consulter un avocat pour les aider à élaborer ces politiques6.

Une des caractéristiques essentielles du devoir de loyauté est la responsabilité de préserver la vie privée et la confidentialité des communications qui ont lieu dans les conseils d’administration. Pendant les conseils d’administration scolaires, il y aura des conversations sur des questions disciplinaires concernant des étudiants ou des employés, des problèmes de personnel, ou encore des conversations protégées par la loi. Chaque membre d’un conseil a l’obligation légale et le devoir de conserver la confidentialité et de ne pas révéler ou discuter ces questions à l'extérieur du cadre des réunions du conseil d'administration. Bien que la tendance humaine soit de partager « ces ragots juteux » ou de simplement chercher conseil auprès d’amis ou de parents, la révélation de telles informations expose le membre du conseil, l’école, et l’église à une responsabilité légale potentielle en cas de manquement à cette obligation.

Le devoir d’obéissance

Le troisième plus important devoir est le devoir d’obéissance. Dans l’exercice de ses fonctions de gouvernance, le conseil scolaire doit s’assurer qu’il reste fidèle et s’en tient à l’objectif et à la mission de l’école. Cela signifie que les conseils doivent fonctionner en accord avec leur constitution et règlements administratifs ; les politiques éducatives de la fédération, l’union et la division ; ainsi que les lois et règlements locaux, d’état ou provinciaux, régionaux ou nationaux. Les conseils d’administration doivent s’assurer que toute mesure prise par le conseil relève des pouvoirs et de l'autorité qui lui sont conférés par l’établissement, en veillant à ce que l’école s’acquitte de ses responsabilités concernant les parties intéressées, les parents, la communauté, le gouvernement et, plus important encore, son engagement à fonctionner comme une institution d’enseignement adventiste du septième jour. Les conseils doivent aussi veiller à ce que les mesures qu’ils prennent ne s’aventurent pas au-delà de leur autorité donnée. Ne pas respecter les documents constitutifs, outrepasser leur autorité, ne pas se conformer aux exigences, ou prendre des décisions dans des domaines sur lesquels le conseil n'a aucune autorité, tout cela pourrait résulter en des contestations judiciaires qui pourraient les trouver devant les tribunaux ou du mauvais côté de la loi. Les conseils scolaires doivent consulter un avocat quand ils ont à faire face à ces questions.

Conclusion

Les parties intéressées comptent sur un conseil efficace et fonctionnel pour gouverner les opérations des écoles élémentaires, secondaires ainsi que les établissements d’enseignement supérieur. Le succès de l’école, mesuré en fonction de l'efficacité avec laquelle le conseil répond aux besoins des organismes parrains, dépend aussi de l’aptitude du conseil de fonctionner de manière ordonnée et efficace dans l’accomplissement de ses fonctions de gouvernance. Les membres d’un conseil ne doivent jamais oublier que les responsabilités juridiques et fiduciaires qui leur sont imposées exigent, minimalement, qu’ils prennent des décisions prudentes, qu’ils soient pleinement informés, totalement impliqués, tout à fait obéissants. Le risque que l’école n’accomplisse pas sa mission énoncée réside dans la façon dont elle est gouvernée, et au tout sommet de l’institution éducative, il y a le conseil d’administration scolaire.


Cet article a été revu par des pairs.

Karnik Doukmetzian

Karnik Doukmetzian, Esq. est l'avocat général de la Conférence générale des adventistes du septième jour à Silver Spring, dans Maryland, aux États-Unis, et de la Division nord-américaine de la Conférence générale des adventistes du septième jour à Columbia, Maryland.

Joseph K. C. Doukmetzian

Joseph K. C. Doukmetzian, Esq. est conseiller en sinistres auprès de Adventist Risk Management à Silver Spring, Maryland.

Citation recommandée :

Karnik Doukmetzian and Joseph K. C. Doukmetzian, “UNE GOUVERNANCE EFFICACE LES DEVOIRS JURIDIQUES ET FIDUCIAIRES DES CONSEILS D’ADMINISTRATION,” Revue d’éducation adventiste 81:2 (Avril–Juin, 2019). Available at https://jae.adventist.org/fr/2019.81.2.6.


NOTES ET RÉFÉRENCES

  1. Peter Drucker, Management (New Delhi, India: Allied Publishers, 1973), 628.
  2. “K-12 Education Policies,” in North American Division (NAD) of the General Conference Working Policy (2017-2018), Section FEA 30 20; The NAD Union Education Code: https://adventisteducation.org/superintendents-handbook/4code.html.
  3. Ibid., FEA 30 35.
  4. Model Business Corporation Act § 8.30 (2016).
  5. NAD Working Policy (2017-2018), Section E 85 05.
  6. Hamlet Canosa, “Governing Boards: A Practical Guide to Best Practices and Policies” (2008), 31: http://www.columbiaunion.org/sites/default/files/pictures/new_board_manual_07-08l.pdf.